Wie Ihre Fähigkeit zu Strukturieren der Schlüssel zu Ihrem Erfolg wird

Wie Ihre Fähigkeit zu Strukturieren der Schlüssel zu Ihrem Erfolg wird.

Beim Strukturieren geht es darum, verschiedene Teile einer gesamten Aufgabe zu analysieren, um sie anschließend, entsprechend ihrer Bedeutung, in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen. Das führt zu einer funktionellen und logisch begründbaren Organisation. Die Kenngröße ist dabei der gemeinsame Faktor alle betrachteten und bewerteten Teile. Diese Fähigkeit zu beherrschen ist eine essenzielle Grundlage für eine gute Organisation und damit effektive und zügige Bearbeitung.

Die Fähigkeit zu Strukturieren lässt sich daran erkennen, dass die Bedeutung einzelner Aufgaben eingeschätzt und dann nach Relevanz abgestuft werden kann. Sind Sie in der Lage die Aufgaben zu Analysieren und die Beziehung der Aufgaben untereinander vom Inhalt der Aufgaben zu lösen, ist das Fundament gelegt. Anschließend muss die Bedeutung der Aufgaben für den Gesamtprozess festgelegt werden, um daraus eine sinnvolle und notwendige Bearbeitungsreihenfolge anhand von festgelegten Kriterien zu bestimmen. Ist das für Sie möglich, dann resultiert aus der Reihenfolge eine funktionelle Vorgehensweise, in der möglichst wenig Störungen im Arbeitsprozess auftreten.

Ein einfaches Beispiel: Bevor ich ein Telefonat ausführen kann, muss ich die Nummer aus dem Adressbuch heraussuchen, sie wählen und dann kann ich erst die Person erreichen. So banal es scheint, ist die Bedeutung der einzelnen Aufgaben klar und es gibt eine logische Reihenfolge, die die Struktur vorgibt.

Im Arbeitsalltag sind wesentlich komplexere Aufgaben zu bewältigen. Diese erfordern Übersicht, Planung und eben auch die Fähigkeit zu Strukturieren.

Um die Fähigkeit im Strukturieren zu verbessern, kann wie folgt vorgegangen werden:

1. Ein klares Ziel ist zu setzen. Dieses ist optimalerweise SMART formuliert.
2. Daraus kann festgelegt werden, was alles für das Erreichen des Zieles notwendig ist. Je genauer diese Überlegung stattfindet, desto effektiver kann der nächste Schritt ablaufen.
3. Konnte der Bedarf geklärt werden, muss feststehen, wie die einzelnen Punkte erreicht werden.

Folgende Fragen helfen dabei:

– Wer muss noch kontaktiert bzw. angesprochen werden?

– Welche Inhalte sind noch unklar, was kann sie klären?

– Welche Geräte oder Materialien sind notwendig?

– Welche Aufgaben sind abzugeben und wann müssen sie abgeschlossen sein?

Diese Fragen sind nur Ansätze und müssen je nach Ziel möglicherweise erweitert werden.

4. Die Gewichtung ist der letzte Schritt. Dabei werden die Aufgaben einzeln betrachtet und in die Abfolge der Gesamtheit eingeordnet. Dabei ist zu klären, welche Aufgabe abgeschlossen sein muss, damit eine andere nachfolgen kann. Genauso ist zu klären, welche Aufgaben neben anderen laufen können.

Die Gewichtung kann nur aus dem Kontext und aus der Vorbetrachtung realisiert werden. Je genauer Abläufe und Prozesse bekannt sind, desto schneller läuft diese Gewichtung ab.

Dieser Prozess kann auf alle Aufgaben übertragen werden. Egal, ob es um eine Arbeitsaufgabe geht, ein persönliches sportliches Ziel oder den Karrieresprung. Werden Aufgaben und Anforderungen sinnvoll strukturiert, dann wird sich der Erfolg einstellen.